Conditions générales du service traiteur – Petites-Mains

Les présentes conditions générales s’appliquent à toute commande effectuée auprès du service traiteur de Petites-Mains. Elles ont pour but d’assurer une prestation de qualité, dans un cadre clair et respectueux pour toutes les parties.

1. Confirmation de la commande 

La commande doit être confirmée au plus tard huit (8) jours ouvrables avant la date de l’événement.

2. Acompte et finalisation de la commande 

Pour la clientèle particulière, un acompte représentant trente pour cent (30 %) du montant total est requis pour confirmer la commande. À défaut, un numéro de bon de commande valide (Purchase Order) doit être fourni. Sans l’un ou l’autre, la commande ne pourra être considérée comme confirmée ni traitée.

3. Modification de la commande

Les modifications sont acceptées jusqu’à trois (3) jours ouvrables avant la date de livraison. Elles doivent rester minimes, soit une variation de plus ou moins 10 % du nombre d’invités ou des ajustements liés aux allergènes. Passé ce délai, aucune modification ne sera acceptée.

4. Annulation de la commande

• Moins de deux (2) jours ouvrables avant la date de livraison : des frais équivalents à 100 % du montant total de la commande s’appliquent.

• Entre deux (2) et huit (8) jours ouvrables avant la date de livraison : des frais équivalents à 60 % du montant total s’appliquent.

• Plus de huit (8) jours ouvrables avant la date de livraison : remboursement intégral.

5. Commandes pour les fins de semaine

Pour des raisons logistiques, un montant minimum de commande de 700 $ est requis pour les prestations du samedi, et de 1000 $ pour celles du dimanche.  Les commandes ne respectant pas ces seuils ne peuvent être acceptées.

Exception : si la commande s’étend sur plusieurs jours, incluant une ou deux journées de fin de semaine, ces exigences minimales pourraient être réévaluées.

6. Location de salle

6.1 Tarifs et services inclus

 Les tarifs pour la location de salle incluent la présence d’un·e responsable sur place lors de votre arrivée. Cette personne sera chargée de vous accueillir et de vous assister, notamment pour tout besoin lié à l’utilisation des équipements ou à l’aménagement de la salle.

Pour toute location accompagnée d’un service de buffet (nourriture et/ou boissons), des frais de service de 15 % s’ajouteront au montant total.

6.2 Consommation de nourriture et de boissons

Conformément à la Loi sur les permis d’alcool (RLRQ, c. P-9.1), notamment les articles 27 et suivants, notre établissement détient un permis de restaurant autorisant la vente et la consommation de boissons alcoolisées sur place uniquement.

En conséquence :

• Il est strictement interdit d’apporter des boissons alcoolisées de l’extérieur.

• Petites-Mains assure l’ensemble des services de restauration et de boissons. Aucune nourriture ou boisson provenant de l’extérieur n’est donc permise dans nos locaux.

6.3 Pénalités en cas de non-respect

Tout apport de nourriture ou de boissons de l’extérieur constitue une infraction aux conditions de location. Une pénalité forfaitaire de 10 $ par item et par personne présente sera automatiquement facturée. Cette pénalité s’applique sans préjudice aux autres recours que Petites-Mains se réserve le droit d’exercer pour faire respecter les présentes conditions.

7. Modalités de paiement 

Le paiement est exigible dès la réception de la facture. Un lien de paiement en ligne vous sera transmis dans les 48 heures suivant l’événement.

Modes de paiement acceptés :

• Virement Interac

• Carte bancaire

• Chèque (à libeller à l’ordre de Petites-Mains et à transmettre par la poste ou en mains propres, le cas échéant)

8. Retard de paiement et recouvrement

En cas de retard de paiement excédant 60 jours, Petites-Mains se réserve le droit de mandater une agence de recouvrement. Tous les frais liés à cette procédure seront entièrement à la charge du client.

9. Engagement de prestation 

Petites-Mains s’engage à déployer tous les moyens raisonnables afin d’assurer la réalisation de la prestation selon les modalités et délais convenus.

Cet engagement constitue une obligation de moyens, et non de résultat.

10.  Responsabilité liée à l’équipement

Tout équipement fourni (nappes, contenants, vaisselle, articles Retournzy, etc.) demeure sous la responsabilité du client jusqu’à son retour complet à Petites-Mains.

En cas de dommage, de perte ou de non-restitution lors de la récupération, des frais de remplacement seront facturés en supplément.

L’équipement doit être retourné dans le même état que lors de la livraison, c’est-à-dire propre, classé, exempt de nourriture et de liquide.

Des frais de nettoyage de 25 $ seront appliqués si l’équipement est retourné sale ou en désordre.

Frais de remplacement par article manquant ou endommagé :

• Contenant 1200 ml : 12 $

• Contenant compartimenté : 18 $

• Couvercle : 3 $

• Assiette : 3 $

• Verre : 2 $

• Ustensile : 1 $

• Boîte d’ustensiles : 5 $

• Caisse de transport grise : 30 $

• Fontaine à eau : 30 $

• Cuillère de service : 5 $

11. Livraison et mise en place

Petites-Mains se réserve une marge de tolérance de ±30 minutes pour les livraisons. Nous vous invitons à planifier votre réception en conséquence. 

Le client est responsable de fournir des instructions de livraison précises et de s’assurer qu'un espace de déchargement adéquat soit accessible au moment de la livraison.

Sauf entente écrite préalable, le service sur place et la mise en place du matériel ne sont pas inclus dans la prestation.

12. Vérification de la commande et facturation

Lors de la confirmation de la soumission, le client est tenu de valider l’exactitude de toutes les informations figurant sur le bon de commande (SO), incluant notamment les coordonnées de facturation et de livraison.

Toute correction de facture rendue nécessaire en raison d’informations inexactes ou incomplètes fournies par le client pourra entraîner des frais administratifs.

13. Utilisation du matériel audiovisuel

Un manuel d’utilisation est disponible sur place et peut également être transmis en format PDF sur demande.

Le client est entièrement responsable de l’utilisation du matériel. En cas de doute ou de difficulté, il est fortement recommandé de prévoir la présence d’une personne ressource ou de demander un accompagnement technique, selon la disponibilité de notre équipe.

14. Clause de force majeure

Petites-Mains ne pourra être tenue responsable de tout retard, modification ou annulation de prestation découlant de circonstances échappant à son contrôle raisonnable et constituant un cas de force majeure.

Sont notamment considérés comme cas de force majeure, sans s’y limiter :
– des conditions météorologiques extrêmes ;
– des grèves ou conflits de travail ;
– des incendies, inondations ou pannes de courant majeures ;
– des actes de guerre, attentats ou troubles civils ;
– des pandémies ou situations d’urgence sanitaire ;
– toute décision gouvernementale ou fermeture administrative.

Dans de telles situations, aucune pénalité ni frais d’annulation ne seront appliqués. Petites-Mains s’engage à informer le client dans les meilleurs délais et à collaborer à la recherche de solutions alternatives, telles qu’un report de la prestation ou une adaptation du service.

Si la prestation devient définitivement impossible, toute somme déjà versée sera remboursée intégralement, à l’exception des frais engagés qui seront dûment justifiés.

15. Acceptation des conditions générales 

La confirmation d’une commande constitue une acceptation pleine et entière des présentes conditions générales, sans exception ni réserve.